Спеціально для “ЛІГА:ЗАКОН“
Для підвищення ефективності бізнесу, оптимізації витрат на управління персоналом та вирішення проблем, пов’язаних з утриманням персоналу підприємства, широкого розповсюдження на ринку набувають послуги, відомі в багатьох країнах світу як аутсорсинг.
Кожен бізнес, без винятків, складається зі значної кількості процесів. Незалежно від того, мова йде про велику компанію чи невеликий стартап, власнику, окрім основного напряму своєї діяльності, необхідно паралельно займатись іншими процесами та вирішувати низку питань, зокрема: як вести бухгалтерію, здійснити підбір персоналу, перевіряти договори з контрагентами, стежити за станом офісної техніки та програмним забезпеченням, турбуватися про безпеку та захист бізнесу тощо. Саме в такому випадку аутсорсинг є дієвим інструментом для оптимізації внутрішніх бізнес-процесів, що допомагає не розширювати власний штат профільними спеціалістами та нести додаткові витрати на забезпечення робочих місць. Водночас аутсорсинг стимулює розвиток бізнесу, підвищує ефективність персоналу, активізує просування компанії та її продукту.
Така модель побудови бізнес-процесів дозволяє менеджменту зосередитися на основній господарській меті підприємства, а решту супутніх процесів передати професіоналам відповідної сфери. Таким чином розширюється спектр професійних навичок бізнес-команди, знижується навантаження на менеджмент і зменшуються операційні ризики.
Що таке аутсорсинг і як він працює в реальному житті бізнесу?
Аутсорсинг (з англ. outsourcing – запозичення ресурсів ззовні) – це виконання сторонньою організацією певних завдань або деяких бізнес-процесів, які не є профільними для бізнесу компанії, але все ж необхідні для повноцінного функціонування бізнесу, як спосіб оптимізації діяльності підприємств за рахунок зосередження зусиль на основному предметі діяльності й переданні непрофільних функцій та корпоративних ролей зовнішнім спеціалізованим компаніям. Це дозволяє власнику зосередитися на ключових бізнес-процесах.
Аутсорсинг є законним, урегульованим законодавчими нормами та дієвим способом оптимізації певних бізнес-процесів, що економить час та гроші власника бізнесу.
На законодавчому рівні поняття аутсорсингу визначено розділом 4 Національного класифікатора України “Класифікація видів економічної діяльності ДК 009:2010”: аутсорсинг – угода, згідно з якою замовник доручає підряднику виконати певні завдання, зокрема, частину виробничого процесу або повний виробничий процес, надання послуг щодо підбирання персоналу, допоміжні функції.
Ділові відносини компанії-виконавця (аутсорсера) та замовника, як правило, досить тривалі за строками й обов’язково закріплені підписаним контрактом. Не існує типових договорів за цими видами послуг, тому договори складають у довільній формі. Зауважимо, що такі спеціальні договори мають містити чіткі умови співпраці з компанією-аутсорсером, терміни виконання й умови оплати.
Підбір кандидатів для виконання таких функцій здійснюється безпосередньо аутсорсинговою компанією. При цьому замовник перебуває в трудових відносинах з аутсорсером, а останній, своєю чергою, – у трудових правовідносинах із працівниками. Працівники отримують заробітну плату в аутсорсера та підпорядковуються наказам і розпорядженням свого роботодавця, хоча й виконують вказівки посадових осіб організації-замовника для якісного та своєчасного надання послуги.
Співробітники аутсорсингової компанії працюють один з одним протягом тривалого часу, що позитивно впливає на рівень їх взаємодії та, як наслідок, на якість кінцевого результату. Важливим є також те, що співробітники аутсорсингових компаній завжди мають у своєму розпорядженні всі необхідні інструменти та середовище для виконання своєї роботи. Це здійснює величезний позитивний вплив на загальну діяльність команди.
Передати функції на аутсорсинг можуть компанії майже будь-якої сфери. Можливість зосередитися на розвитку основних бізнес-процесів підприємства актуальна для всіх керівників.
Наприклад, малому бізнесу складно дозволити собі найняти у штат дорогооплачуваного фахівця. Невеликій компанії простіше звернутися за експертизою до зовнішнього провайдера.
Для підприємств середнього розміру ключовим питанням стає надійність, а також напрацювання в області організації бізнес-процесів, регламентів і процедур, які може впровадити аутсорсингова компанія. Зазвичай, коли компанія трансформується з малого у середнє, із середнього – у велике, їй потрібна допомога в правильному вибудовуванні бізнес-процесів, налагодженні ефективного документообігу та роботи інформаційних систем.
Великий бізнес цікавить масштабованість, можливість швидко набрати або скоротити штат співробітників, які обслуговують непрофільні функції, такі як бухгалтерія або кадрове діловодство, й економія за рахунок обсягу. Будь-який керівник хоче бути впевненим, що всі його документи оформлені відповідно до вимог законодавства, звітність здана і податки сплачені вчасно. Ніхто не хоче раптово отримати штраф або повідомлення про камеральну податкову перевірку. Велика аутсорсингова компанія, що страхує свої ризики перед клієнтом, готова забезпечити таку впевненість.
Модель аутсорсингу виглядає так: замовник формує перелік вимог до виконаної роботи, який направляється до аутсорсингової компанії; отримавши вимоги замовника, аутсорсингова компанія визначає відповідальних співробітників та створює дорожну карту виконуваної роботи; у процесі виконання функцій, які покладено на працівників договором між замовником та виконавцем, останній звітує перед замовником про стан виконуваної роботи; кінцевим результатом аутсорсингу є виконання роботи, виготовлення окремого проєкту чи надання послуги.
Фактично власник оплачує виконану роботу, її результат, не втручаючись при цьому у внутрішню “кухню” роботи його тимчасових “працівників”.
Які труднощі можуть виникнути?
Ще на етапі прийняття рішення про передання функцій на аутсорсинг компанії власники побоюються змін бізнес-процесів. Керівники до них часто просто не готові. Змінюються комунікації. Оскільки за процес відповідає вся компанія, а не колега або група колег, можлива зміна каналу передання інформації, використання єдиного інструменту для постановки задач.
Також присутні ризики, які несе в собі аутсорсинг:
- відсутність швидкої реакції на завдання. Аутсорсингова компанія буде не настільки швидка, як би це робив працівник компанії, оскільки обслуговує не одну компанію;
- витік конфіденційної інформації. Якщо не прописати цього моменту в договорі, компанія-замовник не є захищеною, інформація може поширитися назовні;
- можливі непорозуміння між аутсорсер-співробітниками та внутрішньою командою;
- неможливість сумістити функціонал різних посад в одній людині. Інколи в компанії посади суміщені так, що одна людина виконує функціонал двох, а бува й більше посад. У випадку аутсорсингу такого суміщення досягнути неможливо.
Та в цілому аутсорсинг стане оптимальним рішенням для тієї компанії, що шукає шляхи довгострокової оптимізації та поліпшення внутрішніх бізнес-процесів, підвищення їх прозорості та керованості, збереження інформаційної безпеки та зниження фінансових ризиків.
Які переваги аутсорсингу для бізнесу?
Звісно, аутсорсинг має чимало переваг. Компанія, яка займається цим професійно, має у своєму штаті відповідної кваліфікації працівників, перевіряє та підвищує їх. Такі компанії працюють надійніше і стабільніше, ніж будь-який працівник у компанії.
Аутсорсинг насправді не є затратним для компанії-замовника. Якщо підрахувати всі затрати на виконання певного процесу, аутсорсинг буде в будь-якому випадку дешевшим, надійнішим і стабільнішим.
Мета аутсорсингу полягає у виконанні певної роботи, виготовленні проєкту чи наданні послуг. А тому весь обсяг відповідальності за виконання необхідної роботи покладається безпосередньо на аутсорсингову компанію, про що зазначають під час укладення договору.
Обираючи аутсорсингову компанію, власнику бізнесу передусім потрібно звернути увагу на репутацію компанії, відгуки інших її клієнтів. Також не буде зайвим поспілкуватися із “живими” клієнтами й дізнатися, як це організовано для них. Часто у тій ділянці, яку планують передати на обслуговування сторонній компанії, варто впорядкувати процеси, щось оптимізувати, виправити. Люди звикають до певних неоптимальностей і звички робити так, як було прийнято робити роками, і бояться відійти від застарілого формату. А це спричиняє операційні втрати для бізнесу. Інколи цей психологічний момент поламати найважче. Тому насамперед керівник повинен розуміти – навіщо це йому?
Підсумовуючи, хотілося б зазначити, що сучасний світ технологій сприяє можливості працювати з будь-якого куточка світу, тому й аутсорсингових процесів стає все більше. А в реаліях сьогодення, у яких живе Україна, це як ковток повітря для бізнесу. Усі суміжні функції передаються обслуговуючим компаніям, зокрема: бухгалтерський облік, ІТ-забезпечення, програмування, системне адміністрування, юридичні послуги, пошук і наймання працівників, логістика, SMM, кол-центри, навчання персоналу й інші. Аутсорсинг дозволяє довірити ведення цих напрямів професіоналам, а всі сили зосередити на вирішенні стратегічних і виробничих завдань та на основних бізнес-процесах.
Альона Комаровська, керівник практики будиництва і нерухомості, адвокат АО “Вдовичен та партнери”