Спеціально для “ЛІГА:ЗАКОН”
Що необхідно врахувати роботодавцю при поверненні до звичного ритму життя та роботи бізнесу.2020 та 2021 роки внесли деякі корективи в життя та діяльність бізнесу, оскільки запроваджений карантин змусив пристосовуватися до роботи у нових умовах. Для того, щоб зовсім не зупиняти роботу підприємства та не залишитися без доходів (не кажучи вже про прибутки), бізнес почав застосовувати різні форми організації праці. Це, зокрема, встановлення неповного робочого дня, гнучкого режиму роботи, надомної роботи, переведення працівників на дистанційний режим роботи, надання відпусток тощо.
Але на сьогодні карантин послаблено і бізнес почав повертатися до звичайного режиму роботи. У зв’язку із цим необхідно подбати про правильне документальне оформлення та організацію роботи в офісі після виходу з карантину.
Що ж необхідно врахувати роботодавцю при поверненні до звичного ритму життя та роботи бізнесу?
І. Належним чином оформити повернення звичайного режиму роботи працівників
Слід зауважити, що дії роботодавця по поверненню працівників до роботи після карантину залежать від того, як були оформлені трудові відносини з ними на період карантину.
Розглянемо кожну форму окремо.
Якщо був встановлений дистанційний/гнучкий режим роботи
У випадку, якщо на підприємстві був встановлений дистанційний/гнучкий режим роботи, то він мав встановлюватись на певний період (до конкретної дати). Після спливу цієї дати працівники повинні стати до роботи на загальних умовах. Для цього рекомендується нагадати працівникам про дату закінчення дистанційної роботи.
Якщо в наказі про перехід на дистанційну роботу не було визначено конкретної дати, роботодавцю, на нашу думку, необхідно вжити наступних заходів.
По-перше, визначити чітку дату, коли працівники мають повернутися до звичайного режиму роботи в офіс, і ця дата має бути обґрунтована.
По-друге, повідомити у доступний спосіб працівників про відновлення звичайного режиму роботи підприємства та обґрунтування, що причини для дистанційної роботи відпали.
По-третє, видати наказ про припинення дистанційного/гнучкого режиму роботи. У наказі варто прописати:
– дату, з якої скасовується дистанційний/гнучкий режим роботи на підприємстві, та обґрунтування для цього;
– дату, з якої працівники мають повернутись до роботи в офісі на загальних умовах;
– інші загальні організаційні положення.
По-четверте, ознайомити працівників з цим наказом під підпис. У випадку, якщо працівники бажають продовжувати працювати дистанційно на постійній основі (якщо це можливо, виходячи із виробничих потреб підприємства), то за згодою роботодавця з такими працівниками можна укласти трудовий договір про дистанційну роботу, як це передбачено Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП України), оскільки дистанційний режим роботи встановлюється наказом лише на період карантину.
Зокрема, відповідно до ст. 24 КЗпП України додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу.
Типові форми трудових договорів про надомну та дистанційну роботу затверджені наказом Мінекономіки № 913-21 від 05.05.2021 року.
Так, у трудовому договорі про дистанційну роботу варто передбачити:
– посаду працівника;
– де саме здійснюється робота – за основним місцем роботи чи ні;
– робоче місце працівника;
– спосіб повідомлення працівником про зміну свого робочого місця;
– трудові функцій працівника;
– строк дії договору;
– умови оплати праці;
– тривалість робочого часу та часу відпочинку;
– порядок забезпечення роботодавцем працівника матеріально-технічними засобами та порядок збереження їх працівником;
– порядок комунікацій між сторонами щодо отримання доручень/завдань та звітування про їх виконання (телефон, електронна пошта тощо);
– порядок контролю за виконанням роботи;
– права та обов’язки сторін;
– відповідальність сторін;
– відповідальність за дотриманням умов охорони праці;
– порядок припинення договору.
Якщо працівникам був встановлений неповний робочий день
Якщо роботодавцем було прийнято рішення про введення на підприємстві неповного робочого часу, то тут варто врахувати, як саме він був запроваджений: за заявою самого працівника чи з ініціативи роботодавця в односторонньому порядку. Це має важливе значення для його скасування.
Так, якщо неповний робочий час був встановлений за заявою самого працівника, то алгоритм дій роботодавця у такому випадку має бути наступний:
1. Отримати від працівника заяву про скасування неповного робочого часу.
2. Видати наказ щодо скасування неповного робочого часу.
3. Ознайомити працівника з наказом під підпис.
У випадку, якщо неповний робочий час був встановлений за ініціативою роботодавця в односторонньому порядку або якщо працівник не надає заяви про скасування неповного робочого часу, необхідно дотримуватися наступної процедури:
1. Визначитися з датою, з якої відновлюється повноцінна роботи підприємства.
2. Видати наказ про скасування неповного робочого часу, у якому вказати причину та дату його скасування.
3. У письмовій формі повідомити працівників, яких стосуються ці зміни, та ознайомити їх з таким наказом під підпис не пізніше, ніж за два місяці.
Дотримання двомісячного терміну у даному випадку є обов’язковим, оскільки відповідно до ч. 3 ст. 32 КЗпП України, скасування неповного робочого часу вважається зміною істотних умов праці.
Якщо ж працівник не погоджується працювати у нових умовах, а колишні умови праці не можуть бути збережені, то він може бути звільнений за п.6 ст. 36 КЗпП України.
Якщо працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати
Деякі роботодавці у зв’язку із погіршенням фінансового становища та зниження кількості замовлень оформили працівникам відпустки без збереження заробітної плати.
У цьому випадку необхідно звернути увагу на декілька моментів.
Так, якщо працівник в заяві про надання відпустки вказав конкретні строки, то він має вийти на роботу по закінченню цих строків. Додатково оформлювати накази та отримувати від працівників заяви не потрібно.
Але у випадку, якщо таких строків визначено не було або вони ще не закінчилися, необхідно дотримуватися відповідної процедури повернення працівника на роботу, оскільки викликати працівника на роботу можна лише якщо він перебуває у щорічній відпустці і у випадках, визначених ст. 79 КЗпП України (для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії, негайного усунення їх наслідків тощо). Відкликання працівника із відпустки без збереження заробітної плати навіть за його згоди не передбачене законодавством. Це підтверджує і Мінсоцполітики у листі від 17.10.2016 р. № 576/13/116-16.
У такому випадку роботодавцю необхідно дотримуватися наступного алгоритму:
1. Повідомити працівника про можливість виходу на роботу у зв’язку із послабленням карантинних обмежень.
2. Отримати від працівника заяву про скасування відпустки.
3. Видати наказ про скасування відпустки працівника та вказати конкретну дату, з якої він має повернутись до роботи.
4. Ознайомити працівника з цим наказом під підпис. Нагадаємо, що якщо працівник перебуває на лікарняному чи в оплачуваній відпустці, йому можна надсилати поштою повідомлення та наказ про скасування відповідного «карантинного» режиму роботи, але до роботи він може повернутись виключно після закінчення лікарняного чи відпустки.
ІІ. Підготувати офіс до роботи з урахуванням протиепідемічних заходів
КЗпП України встановлює, що роботодавець зобов’язаний забезпечити безпечні та нешкідливі умови праці для працівників.
У зв’язку з цим, оскільки на сьогодні карантин ще продовжує діяти, для виходу працівників на роботу необхідно подбати і про підготовку офісу з урахуванням встановлених протиепідемічних заходів при роботі в карантин.
По-перше, необхідно видати наказ, у якому визначити заходи щодо захисту працівників та відвідувачів від COVID-19. Такий наказ готується з урахуванням рекомендації Міністерства охорони здоров’я України.
Так, роботодавець зобов’язаний:
1. Забезпечити проведення температурного скринінгу працівників та відвідувачів. У випадку, якщо буде виявлено ознаки респіраторних захворювань та/або температуру тіла вище 37,2 0С, таких осіб заборонено допускати до роботи в офісі.
2. Організувати в офісі біля входу місце для розміщення антисептиків та захисних масок.
3. Мати в офісі запас необхідної кількості антисептиків та захисних масок.
4. Вести всю необхідну документацію, у тому числі журнали контролю дотримання протиепідемічних заходів.
5. Забезпечити дотримання дистанції між відвідувачами не менше, ніж 1,5 метра.
6. Здійснювати вологе прибирання з використанням дезінфекційних засобів та провітрювати приміщення.
По-друге, перед входом в офіс необхідно розмістити інформаційні таблички з правилами відвідування офісу.
По-третє, визначити відповідальну особу за дотримання протиепідемічних заходів.
Тобто роботодавцю необхідно подбати ще й про технічну підготовку офісу для роботи у звичайних умовах.ІІІ. Відповідальність у випадку недотримання процедури повернення до звичайного режиму роботи
У випадку недотримання вимог законодавства щодо повернення до роботи після карантину до роботодавця можуть бути застосовані такі види відповідальності:
1. Фінансова відповідальність за ст. 265 КЗпП України:
– якщо працівник, що оформлений на неповний робочий день, фактично працює на умовах повного робочого часу – штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника (на сьогодні це 60 000 грн); за повторне порушення – штраф у тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника (на сьогодні 180 000 грн);
– за порушення інших вимог трудового законодавства – штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (на сьогодні 6 000 грн); за повторне порушення – штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (на сьогодні 12 000 грн).
2. Адміністративна відповідальність:
– за ст. 41 КУпАП (порушення вимог законодавства про працю та охорону праці) у вигляді штрафу в розмірі від 510 до 1 700 грн; за повторне порушення протягом року – штраф від 1 700 до 5 100 грн;
– за ст. 443 КУпАП (порушення правил щодо карантину людей) у вигляді штрафу від 3 400 до 170 000 грн.
3. Кримінальна відповідальність:
– за ст. 172 КК України (грубе порушення законодавства про працю) у вигляді штрафу від 34 000 до 51 000 грн або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років, або виправні роботи на строк до 2-х років; за повторне порушення – штраф від 51 000 до 85 000 грн, або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 5 років, або виправні роботи на строк до 2-х років, або арешт на строк до 6 місяців;
– за ст. 325 КК України (порушення санітарних правил і норм щодо запобігання інфекційним хворобам та масовим отруєнням) у вигляді штрафу від 17 000 до 51 000 грн, або арештом на строк до 6 місяців, або обмеженням волі на строк до 3-х років, або позбавленням волі на той самий строк.
Отже, повертаючись після карантину до роботи, варто врахувати всі нюанси, починаючи з організаційної підготовки офісу і закінчуючи документальним оформленням виходу працівників. Тільки дотримання зазначеної процедури допоможе мінімізувати ризики відповідальності керівника та належним чином повернутися до повноцінної роботи.
Андрій Молчанов, партнер, керівник практики контрактного права, адвокат АО «Вдовичен та партнери»
Юлія Артеменко, помічник адвоката практики контрактного права «Вдовичен та партнери»