Чи можуть учасники ТОВ приймати рішення без проведення зборів, коли вони перебувають у різних місяцях чи навіть кінцях світу?
Товариства з обмеженою відповідальністю вже тривалий час є і залишаються найпоширенішою організаційною формою здійснення бізнесу не лише в Україні, а й усьому світі. Насамперед, це зумовлено простотою управління такими товариствами та обмеженням відповідальності учасників за наслідки його господарювання.
Враховуючи важливість даного виду компаній, починаючи з 17 червня цього року, в Україні діє Закон України “Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю” (далі — Закон), який став самостійним нормативним актом, що регулює діяльність такого виду осіб.
Закон містить ряд новел, серед яких найвідчутнішого впливу має необхідність прийняття загальними зборами учасників рішень про надання згоди на вчинення значних правочинів. Як показує практика, багатьом підприємствам це приносить суттєвий дискомфорт, оскільки не завжди власники (учасники) товариств мають змогу зібратися на зборах для прийняття таких рішень.
Саме тому ми спробували розібратись у новелах Закону з тієї точки зору, чи можуть учасники приймати рішення без проведення зборів, коли вони перебувають у різних місцях, чи навіть кінцях світу.
Так, однією з новел Закону є запровадження інституту заочного голосування учасників загальних зборів, а також врегулювання процедури прийняття рішень загальних зборів учасників шляхом опитування.
Заочне голосування: “How it works”?
У статті 35 Закону визначено поняття “заочне голосування” як можливість учасника товариства взяти участь у загальних зборах учасників шляхом надання свого волевиявлення щодо голосування з питань порядку денного у письмовій формі. Тобто у разі, якщо учасник товариства не в змозі особисто бути присутнім на загальних зборах учасників та не має бажання або можливості направити туди свого представника, він може скористатися правом брати участь в загальних зборах шляхом заочного голосування.
Якщо учасник вирішив взяти участь у загальних зборах учасників шляхом заочного голосування, то після надходження на його адресу повідомлення про скликання загальних зборів із вказаними датою, часом, місцем проведення і порядком денним, учасник готує документ у довільній формі, в якому чітко визначено факт його волевиявлення з кожного питання порядку денного. Наприклад, якщо в порядку денному пропонується прийняти рішення по трьох різних питаннях, то учасник повинен чітко прописати в цьому документі свою позицію відносно кожного питання (як саме він буде голосувати по кожному питанню). Для уникнення проблем при врахуванні його голосу під час підрахунку голосів на загальних зборах учаснику варто звернутися за допомогою до професійних юристів для розробки такого документа.
Варто звернути увагу і на те, що Закон визначає, що справжність підпису учасника товариства на такому документі засвідчується нотаріально. Після проведення загальних зборів, такий документ долучається до протоколу загальних зборів учасників та зберігається разом із ним.
Процедура здійснення опитування
Статтею 36 Закону передбачено можливість прийняття рішення загальними зборами учасників шляхом опитування. Що це означає?
Це означає, що виконавчий орган товариства або кожен із учасників можуть ініціювати опитування з будь яких питань, окрім тих рішень, які не можуть прийматися шляхом опитування згідно Закону. До таких рішень відносяться:
- обрання та припинення повноважень членів наглядової ради та виконавчого органу;
- внесення змін до статуту товариства, прийняття рішення про здійснення діяльності товариством на підставі модельного статуту;
- злиття, приєднання, поділ, виділення або перетворення товариства, затвердження статутів правонаступників;
- ліквідацію товариства;
- визначення розміру статутного капіталу та розмірів часток учасників товариства у випадках, передбачених цим Законом;
- виключення учасника з товариства.
Варто мати на увазі, що статутом товариства можуть бути визначені додаткові питання, рішення з яких не приймаються шляхом опитування.
Щоб розпочати таке опитування, ініціатору такого опитування варто направити усім учасникам відповідний запит разом з готовим проектом рішення із запропонованих питань. В запиті обов’язково повинні міститися такі дані, як адреса, на яку учасники товариства мають надіслати свою відповідь і прийняті рішення, та строк, протягом якого вони мають це зробити. Цікавим є той факт, що законодавець не наділяє ініціатора часовими межами, які він може поставити перед іншими учасниками для направлення своєї відповіді, що в свою чергу передбачає можливе зловживання цим правом з боку ініціатора.
У разі, якщо учасник надає свою згоду на запропоноване рішення, він підписує проект рішення та надсилає його ініціатору протягом 15 днів з дня отримання запиту, якщо інше не встановлено статутом товариства. Згода учасника товариства з прийнятим рішенням має бути безумовною, тобто такою, яка не викликає сумнівів та заперечень.
Після того як ініціатор отримав усі відповіді від учасників, він зобов’язаний викласти рішення у письмовій формі, додати до нього копії відповідей усіх учасників товариства та надіслати всім учасникам товариства протягом 10 днів з дати завершення строку на прийняття ним відповідей від учасників товариства. Оригінали відповідей учасників скріплюються та зберігаються у виконавчого органа товариства та набувають статусу протоколу загальних зборів.
Окремо варто зазначити, що товариство у своєму статуті може передбачити обов’язковість засвідчення волевиявлення учасників опитування, зокрема і нотаріального засвідчення справжності підпису учасника товариства.
Рішення, яке приймається шляхом опитування, вважається прийнятим, якщо за нього проголосували всі учасники товариства. Статутом товариства можуть бути передбачені й інші питання відносно процедури проведення опитування.
Заочне голосування VS опитування: в чому ж різниця?
| ЗАОЧНЕ ГОЛОСУВАННЯ | ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ ШЛЯХОМ ОПИТУВАННЯ |
| Здійснюється виключно на підставі повідомлення про скликання загальних зборів, до якого включений порядок денний загальних зборів учасників товариства. | Може бути ініційоване та здійснюватися в будь-який час. |
| Учасник сам готує свій документ про прийняття рішення відносно порядку денного у довільній формі. | Ініціатор разом із запитом направляє вже готовий проект рішення відносно питань, які стоять перед учасником. Тобто все що потрібно зробити учаснику, якому надійшов запит із проектом рішення, це тільки погодитися із ним і підписати його або ж не підписувати. |
| Справжність підпису учасника товариства на документі, в якому він визначає своє волевиявлення щодо питань порядку денного, обов’язково засвідчується нотаріально. | Обов’язковість нотаріального засвідчення справжності підпису учасника товариства може бути лише у тому випадку, якщо це передбачено статутом товариства. |
| Документ із своїм волевиявленням стосовно питань порядку денного, який надіслав учасник, лише прикріплюється до протоколу загальних зборів і не має окремого статусу. | Відповіді, які отримані від учасників під час опитування, набувають статусу протоколу. |
Отже ми бачимо, що такий новостворений механізм як “заочне голосування”, та “прийняття рішення шляхом опитування” може відігравати позитивну роль у діяльності товариств з обмеженою відповідальністю. Можливість заочного голосування та опитування може значно полегшити участь у роботі товариства учасникам, які не можуть особисто брати участь в загальних зборах.
Слід мати на увазі, що під час вирішення проблемних ситуацій, які можуть виникнути в процесі заочного голосування або опитування, варто акцентувати свою увагу на правильній підготовці статутів товариств, включення до їх змісту необхідних положень про заочне голосування та опитування, а також розробці усіх необхідних для такого способу голосування документів. Для уникнення проблем з цього приводу звичайно ж рекомендуємо звертатись за необхідною юридичною допомогою до фахівців.